Politique de protection des renseignements personnels

1. Contexte

L’Esprit libre est un organisme à but non lucratif qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont L’Esprit libre les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont L’Esprit libre traite les renseignements personnels.

2. Application et définitions

Cette politique s’applique à L’Esprit libre, ce qui inclut notamment ses responsables employé·e·s, consultant·e·s, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de L’Esprit libre. Elle s’applique également à l’égard du site internet de L’Esprit libre.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par L’Esprit libre, que ce soit les renseignements de ses partenaires, potentiels ou actuels, ses consultant·e·s, ses employé·e·s, ses collaboratrices et collaborateurs ou toutes autres personnes.

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, L’Esprit libre peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que l’organisme pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués ci-bas :

L’Esprit libre informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et des moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

L’Esprit libre applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

De façon générale, L’Esprit libre collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

Normalement, L’Esprit libre doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, L’Esprit libre peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où L’Esprit libre peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Collecte :

Dans tous les cas, L’Esprit libre ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte sera limitée aux renseignements nécessaires  pour remplir l’objectif visé.

L’Esprit libre n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineur·e·s. Toutefois, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès d’elle ou lui sans le consentement d’un parent ou tuteur·trice.

Collecte auprès de tiers :

L’Esprit libre peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, L’Esprit libre demandera le consentement de la personne  avant de recueillir des renseignements personnels à son sujet auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements recueillis à L’Esprit libre.

Dans certaines situations, L’Esprit libre peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Également, L’Esprit libre peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à :

Paypal. Paypal dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Sites événementiels comme Eventbrite. Ces sites disposent de leurs propres conditions et de leur propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

SODEP.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec L’Esprit libre. Lorsque requis, L’Esprit libre recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

Détention et utilisation :

L’Esprit libre veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

L’Esprit libre ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que L’Esprit libre veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être accordé de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, L’Esprit libre peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :

• lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
• lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
• lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Accès limité :

L’Esprit libre doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employé·e·s et aux personnes au sein de son organisation qui ont le mandatpour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. L’Esprit libre demandera le consentement de la personne concernée avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, L’Esprit libre obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, L’Esprit libre devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

• L’Esprit libre peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne visée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un·e de ses représentant·e·s, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont elle ou il a la gestion.
• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateur·trice·s d’événements, des sous-traitant·e·s de L’Esprit libre désigné·e·s pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par L’Esprit libre et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, L’Esprit libre doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures à prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs ont l’obligation d’aviser la ou le responsable de la protection des renseignements personnels de L’Esprit libre de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce·tte responsable d’effectuer toute vérification relative à la confidentialité.
• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, L’Esprit libre pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

Communication à l’extérieur du Québec :

Il est possible que les renseignements personnels détenus par L’Esprit libre soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque L’Esprit libre a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque L’Esprit libre fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

Utilisation de Google Analytics

L’Esprit libre utilise Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec le site. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs et visiteuses de ces sites internet et le contenu consulté.

Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par L’Esprit libre à des tiers.

Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.

Autres moyens technologiques utilisés

L’Esprit libre recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par L’Esprit libre (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire d’adhésion pour devenir membre, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (par exemple Microsoft Forms).

Si L’Esprit libre recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service qui dispose de paramètres de confidentialité, L’Esprit libre doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, L’Esprit libre ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les renseignements personnels utilisés par L’Esprit libre pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, L’Esprit libre s’assurera :

• De les détruire; ou de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
• La destruction de renseignements par L’Esprit libre doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par L’Esprit libre concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de L’Esprit libre pour en savoir davantage.

5. Responsabilités de L’Esprit libre

De manière générale, L’Esprit libre est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

La ou le responsable de la protection des renseignements personnels de L’Esprit libre est nommé·e par le comité de gestion. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. La ou le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce·tte responsable, la coordination de L’Esprit libre assurera les fonctions de la ou du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel de L’Esprit libre ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqué·e·s dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employé·e·s de L’Esprit libre tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de L’Esprit libre à cet égard, le cas échéant.

6. Sécurité des données

L’Esprit libre s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, L’Esprit libre doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seul·e·s les employé·e·s qui doivent y avoir accès soient autorisé·e·s à y accéder.

7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de L’Esprit libre, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par L’Esprit libre et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

La ou le responsable de la protection des renseignements personnels de L’Esprit libre doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. La ou le responsable doit aider le requérant ou la requérante à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à L’Esprit libre quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elles, les catégories de personnes chez L’Esprit libre qui y ont accès et leur durée de conservation.

8. Processus de traitement des plaintes

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par L’Esprit libre, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de L’Esprit libre, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par L’Esprit libre. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, la ou le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il ou elle juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

L’Esprit libre s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par la ou le responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant ou à la plaignante. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par L’Esprit libre est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant ou la plaignante doit être informée des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

L’Esprit libre doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui est adressée. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, L’Esprit libre invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par L’Esprit libre.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de L’Esprit libre, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

• Responsable de la protection des renseignements personnels :

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

10. Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site internet de L’Esprit libre.